Arhivarea electronica

INTRODUCERE

Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei (IT) din ultimul deceniu ridica stacheta in privinta accesului rapid si facil la o informatie corecta si de actualitate. Managerii zilei de azi pot obtine informatii, in domeniul lor de activitate, din doua tipuri de surse:

- Surse externe organizatiei pe care o conduc;
- Surse interne organizatiei pe care o conduc.
   

Sursele externe sunt variate si internetul ar trebui sa ocupe un loc important
printre acestea.

Sursele interne se refera la acele instrumente care ar trebui sa existe in cadrul unei organizatii astfel incat, periodic sau ori de cate ori este nevoie, sa ofere date despre activitatea interna: flux informational, calitatea serviciilor si produselor, probleme de personal.

Arhivarea electronica a documentelor poate fi vazuta ca parte componenta a unui sistem de gestiune a documentelor, dar poate constitui si o activitatea de sine statatoare, mai ales in cadrul institutiilor publice detinatoare de arhive impresionante ca volum si valoare a continutului.

Datele si informatiile existente in arhive se afla sub cele mai diverse forme, cum ar fi hartie, fisiere electronice, inregistrari audio, clipuri video, microfilme. Preluarea acestora intr-un sistem de prelucrare automata a datelor presupune, in principal, scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe suporti de memorare de mare capacitate si caracterizati de o fiabilitate foarte ridicata si regasirea lor dupa diferite criterii.

O arhiva este formata din date si informatii, indiferent de suportul pe care se afla, care trebuiesc protejate si conservate in vederea consultarii ulterioare pe criterii istorice, cultural sau juridice. Chiar si in ziua de astazi cea mai mare parte a informatiei se afla inregistrata pe hartie ceea ce necesita un spatiu mare de stocare si este foarte vulnerabila la conditiile de mediu ca umiditate, foc, aciditate. Concluzionand, poate deveni foarte dificil de organizat si conservat in bune conditii informatia existenta intr-o arhiva. Solutia la aceste probleme este transferul informatiilor existente pe suporti de memorare mai putin vulnerabili si care sa ocupe spatiu fizic de stocare cat mai mic.

Scanarea presupune "fotografierea" documentelor (hartie sau microfilm) si constituirea documentelor electronice pe baza imaginilor obtinute. Viteza de scanare a hartiei poate atinge valori mari (40 pag./minut) in cazurile in care calitatea acesteia este buna, altfel depinde de
viteza de manevrare a operatorului.