Facturarea si arhivarea electronica

Legislatia curenta privind facturarea si arhivarea electronica reprezinta inca o zona de ambiguitate pentru majoritatea companiilor romanesti care doresc implementarea unei astfel de solutii de facturare/ arhivare. Problemele apar din cauza faptului ca procesele de facturare/ arhivare electronica trebuie sa satisfaca atat cerinte fiscale, cat si cerintele tehnice impuse de o legislatie suplimentara specifica IT.

Mai mult decat atat, cadrul legislativ in acest domeniu este in prezent incomplet, contine multe lipsuri si nu corespunde indrumarilor din legislatia europeana. Pentru a avea insa o imagine de ansamblu cat mai obiectiva, va vom prezenta in continuare aspectele esentiale ale cadrului legislativ ce guverneaza procedurile de facturare si arhivare electronica in Romania.

      Astfel, dupa 1 ianuarie 2007, odata cu aderarea Romaniei la Uniunea Europeana, prevederile legislative referitoare la TVA din legislatia comunitara (respectiv Directiva 2006/112/EC republicata – in continuare „Directiva de TVA”) au fost armonizate cu legislatia specifica din Romania. Asadar prevederile cuprinse in Directiva de TVA au fost transpuse in Legea 571/2003 privind Codul Fiscal („Cod fiscal”) si Hotararea de Guvern 44/2003 privind Normele Metodologice de aplicare a Codului Fiscal („Norme metodologice”).

      Prin urmare, legislatia fiscala permitea inca de la acea data transmiterea facturilor prin mijloace electronice, daca urmatoarele conditii sunt indeplinite cumulativ:
1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin: semnatura electronica, conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, prin schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/EC din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date, sau orice alte mijloace electronice agreate de Directia generala a tehnologiei informatiei din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor;
3. sa existe un document centralizator pe suport de hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata conform art. 153 din Codul fiscal, sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat conform art. 153 din Codul fiscal.