In general, mai mult sau mai putin formalizat, cand avem un proiect de realizat planificam, estimam resurse materiale si timp, organizam personalul, colectam resursele necesare, desemnam sarcinile, reusim mai mult sau mai putin sa controlam executia, primim rapoarte/analize asupra progresului.
Insa de cate ori n-au aparut “devieri”? Sarcinile nu sunt finalizate in timpul agreat, trebuie sa prelungim termenul, am cheltuit mai mult decat bugetul alocat, clientul nu este multumit, noi nu suntem multumiti. Sunt cazuri care ni s-au intamplat si probabil se vor mai intampla, dar cum putem controla si minimiza efectul? Cum putem inchide “bucla” de feedback, analiza si invata continuu dupa fiecare proiect?
Raspunsul pare simplu: cu o aplicatie de management al proiectelor (Project Management), ce in principiu ne ofera controlul asupra a cinci variabile:
1.timpul necesar pentru a finaliza proiectul, fiind suma timpilor necesari pentru fiecare sub-proiect (sarcina) in care a fost impartit proiectul initial, sub-proiecte alocate catre responsabili. Datorita structurii ierarhice, fiecare responsabil de proiect sau sub-proiect devine manager pentru sub-proiectele de a caror finalizare depinde realizarea propriului proiect, crescand astfel gradul de implicare si responsabilizare a echipei.
2.costul - calculat in functie de timp (costul/ora al fiecarui responsabil implicat) si de resursele materiale necesare. Fiecare responsabil de (sub-) proiect devine astfel administratorul unui buget, avand si instrumentele de a raporta WIP (work in progress) pentru a furniza managementului date pentru analize financiare.
3.calitatea totala a proiectului. Calitatea este un indicativ greu de cuantificat, de formalizat. Daca s-a depasit costul unui proiect pentru a mentine termenul agreat trebuie sa taxam suplimentar clientul sau sa penalizam responsabilul? Daca am fost nevoiti sa amanam termenul pentru a nu depasi costurile, influentam oare urmatoarele proiecte sau primim o penalizare din partea clientului?
4.riscurile care pot aparea. Aceastea pot fi evitate sau rezolvate alocand proiectului atat o perioada suficienta de timp, cat si resursele necesare. “Negocierea” resurselor se face de catre managerul de proiect cu fiecare responsabil in parte, proces ce continua pentru sub-proiectele aferente. Un control asupra stadiului fiecarui sub-proiect in parte este astfel esential in dorinta de a elimina “surprizele” ce apar intotdeauna pe ultima suta de metri!
5.scopul - sau rezultatul in sine al proiectului, adica ceea ce managementul si clientul doresc a se realiza in cadrul proiectului respectiv.Dupa terminarea oricarui proiect, se intocmesc rapoarte pentru ca managerul de proiect sa poata evalua costurile reale cheltuite versus bugetate (in ore cat si in bani). Acest raport ajuta la o evaluare mai corecta a resurselor necesare pentru urmatorul proiect, sau recalcularea pretului final catre client. De asemenea, se poate calcula P&L (profit and loss) per proiect, per manager de proiect si per client, realizat versus bugetat.
Folosind o aplicatie de tip Project Management si avand control asupra celor 4 factori: timp, cost, calitate si risc, atunci scopul nu poate sa fie decat cel propus!
