Afla 4 trucuri simple, dar eficace pentru gestionarea e-mailului

2/26457
label Consultanta autorenew 2025-09-29, 17:00
Daca ti-ai inceput activitatea profesionala, probabil stii deja ce inseamna tirania e-mailurilor. Bombardat zilnic cu zeci de mailuri, poate fi dificil uneori sa le gestionezi eficient, astfel incat sa iti ramana timp si pentru restul sarcinilor de lucru. Ce poti face pentru a scapa de probleme? Iata 4 trucuri pentru a-ti gestiona rapid si usor e-mailul!
Scrie e-mailuri scurte
E-mailurile lungi pot fi obositoare si, de regula, nimeni nu are timp sa le citeasca. De aceea, fa-ti si tu un obicei din a scrie sau a raspunde la e-mailuri cat mai scurt si la obiect. Daca ai mai multe de comunicat, ideal ar fi fie sa telefonezi, fie sa stabilesti o intrevedere cu destinatarul e-mailului.
Nu transforma e-mailul intr-o prioritate
Poate fi foarte tentant sa stai mereu cu ochii pe e-mail, mai ales atunci cand stii ca trebuie sa primesti mesaje importante. Cu toate acestea, un astfel de comportament te transforma intr-un sclav al e-mailului si iti fura orice urma de control asupra zilei tale de lucru. In loc sa le permiti celorlalti sa iti dicteze programul la job, invata sa te detasezi de stresul imprimat de e-mail.

Cum procedezi? Incepe prin a nu-ti mai verifica e-mailul de indata ce deschizi calculatorul. Ocupa-te de alte sarcini si abia apoi verifica mesajele primite. In acest fel, iti vei educa interlocutorii sa nu mai foloseasca e-mailul pentru treburile urgente si vei scapa si tu de o buna parte din stres!
Nu verifica mailul de 5 in 5 minute
Daca stai mereu cu ochii pe e-mail si citesti fiecare mesaj atunci cand acesta intra in inbox, poti sa fii sigur ca vei pierde o groaza de timp pretios. Organizeaza-te in asa fel incat sa iti verifici mailul o data la circa 30 de minute, de pilda, sau de indata ce duci la bun sfarsit un task de lucru. Jumatatea de ora este valabila atunci cand primesti foarte multe e-mailuri.



In schimb, daca nu primesti mai mult de 15-20 de mailuri zilnic, nu ar trebui sa iti verifici inbox-ul de mai mult de 3-4 ori pe zi. Spre exemplu, verifica prima data mailul la ora 10 (ai o ora la dispozitie sa iti incepi sarcinile de lucru, inainte de a da ochii cu e-mailul), o data dupa masa de pranz si o data in jurul orei 16.

Eventual, mai arunca un ochi cu circa 30 de minute inainte sa pleci de la serviciu, daca timpul ti-o permite si nu esti implicat in alte treburi. Este esential sa retii ca nu ar trebui in niciun caz sa iti intrerupi o activitate anume doar pentru a-ti verifica e-mailul. Prefera sa iti pastrezi concentrarea, axandu-te pe ceea ce faci la momentul respectiv, si abia apoi sa verifici inbox-ul e-mailului.
Nu zabovi asupra niciunui e-mail
O regula pe care ar fi recomandat sa o respecti intotdeauna este urmatoarea: ocupa-te de fiecare e-mail imediat ce il citesti. Indiferent despre ce este vorba, asigura-te ca nu amani pe mai tarziu raspunsul sau activitatea pe care o presupune un anume e-mail. Exista riscul ca, procrastinand, fie sa uiti de unul sau mai multe e-mailuri, fie sa te aglomerezi mai tarziu. Oricat de nesuferita ti-ar parea o anumita sarcina impusa de un e-mail, ocupa-te de ea cat mai repede, o data pentru a o taia de pe lista, dar si pentru a nu-ti crea eventuale probleme ulterioare.

Autor: D.S.