CUM SA-TI IMBUNATATESTI ABILITATILE DE PREZENTARE IN 10 ZILE

label Consultanta autorenew 2025-09-29, 16:53
Ieri m-am intalnit in centru cu un amic. Cunoasteti genul: persoana care vede pe strada un prieten stomatolog si deschide gura ca sa-i arate status-ul danturii.

Stiindu-ma trainer pentru abilitati de prezentare, m-a abordat cu o problema simpla: Am prezentare la headquarter si-mi trebuie niste trucuri ca sa iasa bine. Cand ai prezentarea? l-am intrebat. De azi in zece zile si stii ca nu sunt un prezentator prea grozav: am emotii, imi transpira mainile, nu-mi gasesc cuvintele si nu am un intro captivant. In plus, am atatea informatii, incat nu stiu ce sa asez mai intai in slide-uri si, din cauza asta, nici nu cred ca ma voi incadra bine in timp.

Asta ni se intampla multora dintre noi. Sa stai in picioare in fata unei audiente, incercand sa captezi atentia si aprecierea colegilor, sefilor sau clientilor, sa arati ca esti competent in ceea ce faci si sa ai o atitudine degajata, in acelasi timp, nu e usor... Mai ales cand stii ca o prezentare buna iti mareste sau iti scade prestigiul personal, influenteaza increderea celorlalti in tine si gradul de reprezentare a companiei la evenimente viitoare. Din pacate sau din fericire, de succesul unei prezentari poate depinde promovarea viitoare, castigarea de clienti si rezolvarea unei situatii de business.

Lista celor zece zile de pregatire intocmita pentru amicul meu este un bun inceput pentru imbunatatirea abilitatilor de prezentare. Avand in vedere ca, odata cu sezonul de toamna, ne reintoarcem la sedintele periodice si asistam mai tot timpul la prezentari, interne sau externe, reproduc in continuare etapele parcurse in procesul de initiere a prietenului meu, cu speranta ca le va folosi managerilor care nu au timp sa citeasca sau sa mearga la cursuri.

Ziua 1 Colectarea informatiilor In aceasta etapa, este nevoie sa deschidem mai multe fronturi de cercetare. Cui vorbesc? Primul front ar fi cunoasterea publicului, a audientei: ce varste au cei prezenti, ce pozitii au in companie, ce interese si pasiuni personale? Cat de mult sunt familiarizati cu ceea ce doresc sa le prezint? Care sunt beneficiile de care ar putea fi interesati? Despre ce vorbesc? Al doilea front de cercetare se refera la informatii despre subiectul abordat: analize, studii, comparatii cu alte industrii/tari, abordarea locala, interna. Unde vorbesc? In al treilea rand, ar trebui sa stiu mai multe despre contextul prezentarii: mediul este formal/informal, cum arata sala, sunt primul, ultimul sau al treilea vorbitor.



Ziua 2 Stabilirea obiectivelor si a mesajului Tentatia e mare: am zeci de pagini de informatii, vreau sa le organizez pe toate in Power Point, ca sa arat ca sunt la curent cu tot ceea ce se intampla in industrie si sa-mi uimesc audienta. Totusi, ingramadind o multime de grafice, analize si studii intr-un numar impresionant de slide-uri, nu voi reusi decat sa starnesc confuzie. Inainte de a deschide PPT, e bine sa-mi pun trei intrebari fundamentale pentru reusita prezentarii: ce vreau ca audienta sa afle, sa simta, sa faca? Ca sa pot trece mai departe, la stabilirea obiectivelor, am nevoie de un raspuns la aceste intrebari. De exemplu, vreau sa castig notorietate, sa vand un produs sau sa motivez echipa. In functie de acest obiectiv, stabilesc mesajul pe care il voi transmite ori de cate ori am (sau imi creez) ocazia. Mesajul trebuie sa fie clar, fara ambiguitati si sa nu lase audienta sa deduca/ghiceasca ceea ce vreau sa spun.

Ziua 3 Structurarea informatiei in prezentare Este momentul sa fiu drastic si sa spun nu informatiilor inutile. Doar cele care slujesc cu adevarat obiectivelor deja stabilite, cele care argumenteaza mesajul si care sustin cele trei intrebari anterioare vor ramane in prezentarea mea. Trebuie sa am in vedere faptul ca expunerea are trei coordonate: vizuala (prezentarea PPT), verbala (ceea ce spun audientei, felul in care imbrac slide-urile) si scrisa (materialele suplimentare pe care le inmanez audientei).

Ziua 4 PPT nu este prezentarea Dintre toate informatiile colectate, doar unele sunt potrivite pentru PPT: cele cu adevarat relevante pentru proiect, imaginile sugestive, datele de big picture. Restul pot fi asezate in hand-out-uri, pe suport electronic, in mape de prezentare sau, pur si simplu, pot fi prezentate verbal. Slide-urile nu reprezinta prompterul prezentatorului. PPT-ul in sine nu este prezentarea, ci doar un suport care trebuie folosit cu prudenta si eficienta. Folosirea in exces a animatiei sau a cromaticii oboseste audienta si anuleaza atentia. Textul de pe slide-uri este aerisit, clar, foloseste cuvinte care pot fi retinute si rememorate cu usurinta.

Ziua 5 Verificari logistice Este foarte important sa elimin cat mai mult din stres. De aceea, ma informez la timp asupra locatiei, echipamentelor si compatibilitatii dintre acestea, a variantelor de back-up. In acest fel, grijile in legatura cu suportul logistic nu vor mai fi o povara suplimentara inaintea prezentarii.

Viorel Apetrei, Managing Partner MTW Romania, membru HR Club

Sursa: CARIERE