CUM SA TRANSFORMI TIMPUL DIN DUSMAN IN ALIAT

label Consultanta autorenew 2025-09-29, 16:53
Rapoarte, sedinte, telefoane, intalniri... Si peste toate, dead-line-uri care dau dureri de cap. "Sunt in criza de timp", "timpul asta ma omoara", "fiti concis, n-am la dispozitie prea mult timp". Aproape ca nu mai sunt discutii in care sa n-apara "timpul" ori, mai precis, "lipsa de timp". Pentru multi dintre noi, timpul e dusmanul cel mai aprig. Pentru cei care stiu sa-l foloseasca in propriul avantaj, timpul poate deveni un aliat. Analiza, impartire a activitatilor pe categorii, constientizare a importantei si urgentei lor in raport cu obiectivele profesionale, delegare de responsabilitati, sedinte, lucrul cu agenda, toate sunt instrumente prin care Romeo Cretu, trainer si consultant la firma HRD Romania, incearca sa "imblanzeasca" timpul.Analiza timpului"Daca nu stai si te gandesti cat timp ti-au ocupat anumite activitati, cat meritau si cat le-ai alocat, nu poti sa faci ajustari, nu poti sa muti prioritatea de pe un tip de activitate pe alta. Te trezesti peste doua-trei luni si te intrebi retoric: "Ce-am facut in timpul asta?"", spune Romeo Cretu. Prin analiza, oamenii - fie ei manageri, fie angajati - sunt fortati sa constientizeze ceea ce fac, sa prioritizeze activitatile, sa elimine timpii irositi. Intrebati-va, astfel, ce anume aveti de facut intr-o zi de lucru. Ganditi-va apoi cat timp va ia fiecare activitate in parte. Procedati ulterior la o impartire a activitatilor in patru categorii: importante si urgente, importante si neurgente, neimportante si urgente, neimportante si neurgente. "Practic, cea mai mare constrangere e la nivel de urgenta, pentru ca sunt activitati care trebuie facute acum. Importanta se refera, propriu-zis, la ce anume se intampla daca nu realizezi sarcina respectiva. Activitatile importante sunt, de altfel, si cele care presupun o foarte mare responsabilitate", afirma Romeo Cretu. De obicei, dupa ce-si plaseaza sarcinile in aceste patru categorii, oamenii au un soc. Si aceasta pentru ca ei tind sa considere ca toate sarcinile lor sunt si importante, si urgente. Discutiile, abordarea problemei din alt punct de vedere - "de ce e activitatea asta importanta/urgenta?", "ce se poate intampla daca nu faci asta in urmatoarea jumatate de ora?", "din perspectiva responsabilitatilor postului, a obiectivelor pe care doresti sa le atingi, cat de importanta este activitatea x?" - fac ca perceptia asupra sarcinilor considerate prioritare sa se modifice considerabil. Sunt insa si angajati care contesta veridicitatea impartelii, cu toate argumentele aduse de traineri: "Sunt persoane care sustin cu tarie ca toate sarcinile lor sunt si importante, si urgente, pentru a-si motiva activitatile realizate sau pentru a-si justifica timpul pe care-l petrec ocupandu-se de o problema". In alte cazuri, nu perceptia eronata asupra importantei unei activitati face sa existe probleme cu timpul, ci atitudinea respectivilor indivizi: "S-au facut studii care-au dovedit ca, daca ii dai unui om o sarcina de realizat in jumatate de ora, desi sarcina respectiva dureaza 5-10 minute, respectivul va tinde sa umple tot timpul avut la dispozitie. De aceea, unii manageri dau dead-line-uri care par la prima vedere foarte stranse". Studiile realizate pe parcursul anilor au aratat si ca exista niste procente "de dorit", in cazul celor patru categorii, pentru eficientizarea activitatii angajatilor: activitatile importante si urgente ar trebui sa reprezinte 5-10% din totalul activitatilor, cele importante si neurgente - 40%, neimportante, dar urgente - 20-30%, iar ultima categorie, neimportante si neurgente - maximum 5%.Delegarea sarcinilor si responsabilitatilorCa manager de top, te poti dispensa usor de o serie de activitati care nu sunt caracteristice functiei tale. Desi e o modalitate eficienta de a-ti face timp pentru lucrurile cu adevarat importante, "in Romania exista retineri atat din partea managerilor, cat si din partea angajatilor cat priveste delegarea. Unii dintre manageri nu vor sa delege pentru ca vor sa detina controlul asupra a tot ceea ce se intampla si, in timp, ajung sa fie supraincarcati. Altii isi dau seama ca, pentru a delega eficient, trebuie mai intai sa instruiasca oamenii. Si, in loc sa se centreze pe ceea ce instruirea va aduce pe termen lung, prefera sa se ocupe ei de tot. Pe de alta parte, exista si companii in care angajatii prefera sa nu le fie delegate sarcini si responsabilitati, tocmai pentru ca nu li se explica clar ce trebuie sa faca".Sedinte si presiuni"Sunt companii in care se pierde enorm de mult timp pe sedinte". Din mai multe motive: nu exista o agenda foarte clara a sedintei, nu exista un timp prestabilit pentru sedinta, vin cateodata la sedinte oameni care n-au nici o treaba cu subiectul discutiei, iar altii vin fara teme facute si consuma inutil din timpul celorlalti. Daca toate cauzele de mai sus ar fi eliminate, sedintele n-ar mai fi "mari consumatoare de timp", ci intalniri scurte si la obiect, menite sa puna rotitele activitatii in miscare. Nici un membru al organizatiei, indiferent de functie, nu scapa de presiunea lipsei de timp. Angajatul se afla insa intre ciocan si nicovala, caci lucreaza cu doua feluri de timp - timpul lui, alocat de companie pentru a-si desfasura activitatea si pentru a realiza sarcinile care intra in fisa postului, si timpul impus de managerul lui pentru sarcinile suplimentare, care apar din senin si care-i sunt atribuite.Toyota a inteles ca "timpul costa bani"In anii '80, echipamentul celor cinci sute de angajati ai firmei Toyota se imbogatise cu un element de noutate: o centura de piele in care-si tineau toate sculele: chei, surubelnite etc. Un consultant din afara companiei le-a vazut si a intrebat de curiozitate cat anume a costat fiecare centura. I s-a raspuns: "20$". Consultantul a facut un calcul si s-a declarat stupefiat ca s-au investit 10.000$ in niste centuri de piele. Raspunsul primit l-a uimit si mai mult: "Am investit 10.000$, dar am economisit la nivelul unui an de zile 100 milioane de $". Cum asa? "Mai scapa oamenii cate-o surubelnita, stau s-o caute, doua-trei secunde pierdute la fiecare... si, cand am tras linie, am constatat ca pierdem milioane in acest fel si ca centurile sunt o investitie avantajoasa pentru noi".Sursa: Adevarul