Universitatile pot candida pentru una sau mai multe activitati in cadrul Contractului institutional incheiat intre institutia respectiva si Comisia Europeana. Primul pas inainte de completarea formularului de candidatura este incheierea de acorduri de colaborare cu universitatile partenere. Aceste acorduri pot fi anuale sau multianuale (maximum 3 ani), bilaterale sau multilaterale, mono sau pluridisciplinare. Acordurile sunt semnate de Rectorii institutiilor partenere si reprezinta in primul rand, angajamentul formal al acestora de a coopera in cadrul programului ERASMUS. In al doilea rand, ele definesc activitatile in care se doreste cooperarea si precizeaza cateva date preliminare (numarul de studenti si profesori ce vor fi trimisi si primiti, domeniile de studiu, nivelul de studiu etc.), ce vor fi incluse apoi in formularul de candidatura. In al doilea rand, trebuie depusa o candidatura pentru incheierea Contractului institutional. Acest contract reprezinta cadrul general al tuturor activitatilor de cooperare europeana desfasurate in programul Socrates. Formularul de candidatura include asa numita "declaratie de politica europeana" (EPS-European Policy Statement), care descrie planul european de dezvoltare al institutiei respective. Candidatura este trimisa in numele universitatii si nu a facultatilor sau a departamentelor. Datele privind activitatile ERASMUS pentru care candideaza fiecare facultate in parte sunt stranse si centralizate de coordonatorul ERASMUS intr-una si aceeasi candidatura. Trimiterea mai multor candidaturi aceleiasi universitati atrage dupa sine respingerea tuturor. Formularul trebuie trimis la Biroul de Asistenta Tehnica (BAT) SOCRATES & YOUTH al Comisiei Europene, in patru exemplare tiparite, plus o discheta. Un al cincilea exemplar se trimite la Agentia Nationala SOCRATES. Cele cinci exemplare trebuie toate semnate de Rector si stampilate in original. Nerespectarea acestei conditii este un motiv de respingere a candidaturii. Instructiunile extensive privind modul in care se completeaza formularele sunt incluse in formularul insusi. Asistenta tehnica si consiliere pot fi obtinute de la Departamentul ERASMUS, Agentia Nationala SOCRATES (cu programare prealabila prin telefon - 021 311 35 05 sau 021 312 11 87). Formularele de candidatura pot fi obtinute de la Agentia Tehnica Socrates.
