CURS COMUNICARE: COMUNICAREA IN INSTITUTIILE PUBLICE

label Cursuri autorenew 2025-09-29, 16:55 history_edu AlexandrinaL
1. ELEMENTELE PROCESULUI DE COMUNICAREComunicarea "schimbul de informatii, idei si sentimente" a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere si receptie de simboluri care au atasate intelesuri.Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legaturi intre oameni, intre institutii si intre institutii si oameni, legaturi asemanatoare unor punti invizibile de esenta informationala.Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizatii sau a unei subunitati a acesteia si care trebuie sa isi asume una sau mai multe dintre functiunile manageriale identificate de H. Fayol: planificare, organizare, conducere, coordonare si control.Comunicarea este vitala in fiecare dintre ele. Unii specialisti au ajuns la concluzia ca elementele manageriale importante sunt:- comunicarea (schimb de informatii de naturi diferite pe cale orala si scrisa), care ocupa aproximativ o treime din timpul de lucru;- managementul traditional (planificare, luare de decizii si control), care ocupa aproximativ tot o treime din timpul de lucru;- corelarea (interactiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior si exteriorul organizatiei), care ocupa in jur de o cincime din timp;- managementul resurselor umane (motivare/incurajare, sfatuire/disciplinare, managementul conflictului, angajare de personal). (Real managers, 1988)Toate aceste activitati specifice activitatii manageriale au ca principiu fundamental comunicarea.2. FUNCTII ALE COMUNICARIIPentru realizarea obiectivelor sale managerul se va baza pe urmatoarele functii ale comunicarii:Functia de informare "organizatiile au nevoie de interactiuni in mediul exterior in carefunctioneaza si in mediul interior intre partile ei componente. Cei mai importanti sunt oamenii.Managerul este pus in fata monitorizarii la doua feluri de informatie: informatia externa " trimisa si primita prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionare, relatii publice etc. si informatia interna " care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.Functia de comanda si instruire "aceasta functie a comunicarii se refera la modalitatile prin care managerii se asigura ca oamenii si departamentele actioneaza continuu in directia obiectivelor organizatiei.Functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire "prin aceasta functie se realizeaza moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportarii membrilor organizatiei.Functia de integrare si mentinere functie ce trebuie privita sub urmatoarele aspecte:- pastrarea organizatiei in stare operationala prin cursivitatea informatiei;- folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita incarcarea cu informatie inutila;- sortarea si verificarea datelor;- integrarea partilor in intreg prin raportarea lor la acesta si la contextul in care partile trebuie sa functioneze.Interesati, de strategia organizatiei si tot prin comunicare acestia pot fi motivati. Tot prin comunicare managerul poate asigura circulatia informatiei; informatia corecta si utila trebuie sa ajunga la locul potrivit in momentul potrivit astfel ca eforturile tuturor sa se coordoneze intre ele.3. MODELE DE COMUNICAREPe de o parte managerii stiu ca succesul lor depinde in mare masura de abilitatea lor de a comunica. Pe de alta parte, cel mai adesea, managerii nu stiu ce inseamna o comunicare perfecta si eficienta. Unii afirma ca daca, angajatii si-ar intelege bine managerii, organizatiile ar functiona mai usor.Totusi "neintelegerile" s-ar putea dovedi utile, precum in cazul angajatului care percepe critica sarcastica a unui manager ca pe o sugestie. O asemenea neintelegere ar putea mentine temporar "pacea". in general, comportamentele comunicationale ale managerilor se circumscriu unuia dintre urmatoarele modele: modelul SAGEATA si modelul DANS.Modelul sageata corespunde schemei Shannon-Weaver a comunicarii conform careia partenerii au roluri bine definite (emitator si receptor) iar receptorul percepe mesajul exact in forma si cu continutul dorit de emitator. (ADAPTARE dupa modelul Shannon " Weaver)Se observa ca in aceasta schema singura forma a retroactiunii comunicarii este "feed-back"-ul; studiile recente au aratat insa ca putem vorbi si de o retroactiune de tip "feed-forward". Diferenta dintre cele doua notiuni este urmatoarea: feed-back-ul intra in functiune dupa atingerea finalitatii, oferind informatii asupra felului cum a fost receptat mesajul (fluxul informational ce porneste de la receptor la emitator) si asupra felului cum trebuie receptat mesajul (fluxul informational se porneste de la emitator la receptor); feed-forward-ul intra in functiune preventiv, anticipand o anumita evolutie si pe baza acestei anticipari persoana actioneaza pentru a imbunatati sansele de a atinge obiectivele dorite.Modelul dans, asa cum arata si numele, este intemeiat pe o comparatie intre dans si comunicare, intre cele doua tipuri de interactiuni existand numeroase asemanari. Iata doar cateva, dintre cele mai importante:Comunicarea e folosita in scopuri multiple;Comunicarea implica o buna coordonare a intelesurilor;Comunicarea presupune capacitatea de a anticipa reactiile celorlalti;Cand comunicarea se intrerupe, nu e intotdeauna rezultatul neintelegerilor, ci mai degraba fiindca unul din parteneri nu are capacitatea de a prevedea reactiile celuilalt.Comunicarea e guvernata de reguli;Exista doua tipuri de reguli care functioneaza in conversatii " reguli de interpretare si reguli de reglare.Comunicatorii detin un repertoriu de abilitati care pot trece dincolo de nivelul constient;Comunicarea, poate fi privita ca o activitate schematizata;Reusita in comunicare, e o functie a gradului de coordonare, a modului in care sti sa te adaptezi la mediu si la partener.4. COMUNICAREA MANAGERIALA CA AVANTAJ STRATEGICComunicarea manageriala eficienta este unul dintre instrumentele strategiilor de schimbare a organizatiei.in multe dintre organizatiile din economiile performante se constata in prezent tendinta de descentralizare a structurii organizationale si trecerea de la cea desfasurata pe verticala la cea desfasurata pe orizontala; exista tendinta de adoptare a principiilor TQM (Total Quality Management), a ideii imputernicirii si implicarii angajatilor si a lucrului in echipe. Comunicarea interna eficace devine un element cheie al strategiei organizatiei.Caracteristicile esentiale ale acesteia devin astfel:- comunicarea trebuie sa aiba loc fara incetare si prin orice mijloace;- comunicarea trebuie sa functioneze la nivel emotional mai degraba decat intelectual.Comunicarea manageriala include aspecte complexe corelate cu procesul de schimbare nu numai in comunicarea interna, cu angajatii, ci si in comunicarea externa, cu furnizorii, investitori, etc.Comunicarea externa, impune efortul spre dezvoltarea deprinderilor de comunicare manageriala intre culturi organizationale si nationale diferite.Se observa schimbari fundamentale in comportarea presei si a auditoriului organizatiei:- aparitia unor probleme extrem de complexe (Ex. responsabilitatea organizatiei fata de mediu);- nevoia de transparenta a sistemului de decizii;- nevoia de a comunica totul si imediat;- credibilitatea interna si externa a conducerilor organizatiilor;- nevoia schimbarii perceptiei investitorilor fata de organizatie;- nevoia parteneriatului cu sindicatele.Exista diferente intre deprindere si aptitudini:- deprinderea poate fi formata, dezvoltata si perfectionata;- aptitudinea este o abilitate innascuta.Managerul trebuie sa-si insuseasca anumite deprinderi, comportamente si tehnici specifice.Tehnicile fundamentale de comunicare, pot fi grupate in:- tehnici de receptionare a mesajelor;- tehnici de interpretare a mesajului;- tehnici de redare a mesajelor.