Cand sorteaza datele dintrao lista, Excel permite efectuarea unor sinteze a datelor pe baza totalurilor partiale. Cand se efectueaza calcule partiale, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din lista. Un grup este alcatuit din mai multe linii (inregistrari) care au aceeasi informatie intra o coloana (camp) specificata.
Pentru a putea crea subtotaluri trebuie ca datele sa fie sortate. Dupa sortarea datelor dupa campuri, se parcurg urmatorii pasi:
1. Se selecteaza orice celula din lista.
2. Se aplica comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal (figura 9..1).
Figura 9..1 a caseta de dialog Subtotal
3. Se specifica modul in care vor fi grupate datele pentru subtotaluri selectand din lista derulanta At Each Change (la fiecare schimbare) numele coloanei dupa care se face gruparea.
Daca este prima data cand este selectata comanda, Excel selecteaza automat coloana cea mai din stanga. Daca comanda a fost folosita si mai inainte, atunci va fi selectata coloana folosita ultima data.
4. Din lista derulanta Use Function se selecteaza functia care trebuie calculata. Functiile cel mai frecvent folosite sunt:
SUM a adunare
MAX a maximum
MIN a minimum
AVERAGE a medie
PRODUCT a produs
VAR a varianta
STD DEVP a deviatia standard;
