Proiectele fac parte din viata noastra inca din cele mai vechi timpuri: Noe a construit arca, Apolodor din Damasc a construit podul peste Dunare, Leonardo da Vinci a pictat Mona Lisa, Gustave Eiffel a costruit Turnul Eiffel, Henri Coanda a construit primul avion cu reactie sau pur si simplu fiecare dintre noi am organizat o petrecere sau am redactat un raport cu privire la o perioada de activitate, toate acestea sunt proiecte. Se cunoaste faptul ca alte multe proiecte similare au fost finalizate cu succes chiar daca adesea timpul si bugetul programat pentru realizarea proiectului au fost depasite.
Pe buna dreptate se poate pune intrebarea de ce se bucura astazi managementul proiectelor de un atat de mare interes? Un posibil raspuns ar fi ca pe de o parte s-a schimbat audienta iar pe de alta parte miza este foarte mare. Literatura de specialitate evoca primul proiect care a folosit tehnici de gestiunea proiectului, dezvoltarea submarinului Polaris in anii ‘50 in SUA, si aminteste ca a fost din punct de vedere tehnic si administrativ un cosmar. Specialistii au fost chemati sa planifice si sa urmareasca nenumarate studii, lucrari si activitati de productie consumandu-se munti de hartie pentru a documenta aceasta munca complicata. Oamenii credeau ca managementul proiectelor este o disciplina de inalta tehnologie caracterizata prin grafice si tabele confuze iar realizare sa a durat extraordinar de mult fiind piatra de incercare a celor mai buni specialisti.
Cu certitudine inca este necesara imbunatatirea structurarii problemelor tehnice complexe ridicate de diverse proiecte. Aceast lucru este necesar celor care vor sa-si faca o cariera din aceasta meserie, pentru a intelege cum se planifica si cum se conduc proiectele, mai ales ca in ultimii ani, proiectele sunt tot mai prezente in viata noastra. Tot mai multe organizatii isi indeplinesc sarcinile prin realizarea de proiecte de toate tipurile si marimile.
CUPRINS
INTRODUCERE 9
PARTEA I. DEFINItI PROIECTUL SI DEZVOLTAtI PLANUL DE REALIZARE
12
CAPITOLUL 1. CE ESTE MANAGEMENTUL PROIECTULUI ?
13
1.1 CE ESTE UN PROIECT? 14
1.1.1 Sa definim proiectele 14
1.1.2 Definirea managementului proiectelor 16
1.1.3 Detaliile sau dificultatea sarcinilor 17
1.2 VIAtA SI TIMPUL PROIECTULUI 18
1.2.1 Faza de concepere: Plecand de la rezultate 18
1.2.2 Faza de planificare sau definire - Stabilirea planului 20
1.2.3 Faza de organizare (start sau debut) - Fiti pregatiti ! 21
1.2.4 Faza de realizare - La treaba! 22
1.2.5 Faza de finalizare sau incheiere - Gata! 22
1.2.6 Anticiparea celor mai comune greseli 23
1.2.7 Ciclul de viata al proiectului 24
1.3 DETECTAREA TIMPURIE A POTENtIALELOR CAPCANE 24
1.4 SPIRITUL MANAGEMENTULUI PROIECTELOR 26
1.4.1 Rolul managerului de proiect. 26
1.4.2 Primii pasi 27
1.4.3 Prevenirea potentialelor scuze 28
1.4.4 Eliminarea falselor asteptari 28
1.4.5 Avantajle managementului proiectului 28
CAPITOLUL 2 Sa DEFINIM REZULTATELE PROIECTULUI
30
2.1 DEFINIREA PROIECTULUI CU PLANUL DE REALIZARE 31
2.2 SCHEMA PROIECTULUI 32
2.2.1 De ce se realizeaza acest proiect? 33
2.2.2 Definiti unde incepe si unde se termina proiectul 39
2.2.3 Definirea abordarii activitatilor in cadrul proiectului 40
2.2.4 Ce se va realiza? 42
2.3 DEFINIREA LIMITELOR 45
2.3.1 Identificarea restrictiilor 45
2.3.2 Determinarea nevoilor 47
2.4 INCERTITUDINILE iN PLANIFICARE 47
2.5 iNTOCMIREA PLANULUI DE REALIZARE 48
CAPITOLUL 3 CE SE REALIZEAZa iN CADRUL PROIECTULUI
50
3.1 DIVIZIUNE SI DETALIERE 51
3.1.1 Ganditi la detalii 51
3.1.2 Ganditi ierarhic 52
3.1.3 Situatii speciale 57
3. 2 CREAREA SI PREZENTAREA SDA 59
3.2.1 Tipuri de abordari pentru a detalia o activitate. 59
3.2.2 Identificarea intrarilor in SDA 60
3.2.3 Dezvoltarea SDA 60
3.2.4 Prezentarea SDA in diferite forme 61
3.2.5 Cateva sfaturi si sugestii 63
3.2.6 Folosirea sabloanelor 63
3.3 IDENTIFICAtI RISCURILE DETALIIND ACTIVITatILE 65
3.4 NEVOILE DE DETALIERE A PROIECTULUI 65
3.5 MAI MULTE CaI SPRE ACELASI FINAL 66
CAPITOLUL 4 STABILIREA TERMENELOR
69
4.1 ANALIZAREA TERMENELOR POSIBILE 70
4.1.1 Desenarea diagramelor retea 70
4.1.2 Forme de diagrama retea 71
4.1.3 Analiza diagramei retea 74
4.1.4 Corelatii intre activitati in diagrama retea 80
4.1.5 Analiza unui exemplu simplu folosind diagrama retea 82
4.2 DESFaSURaTORUL PROIECTULUI 86
4.2.1 Realizarea desfasuratorului initial 87
4.2.2 Evitarea capcanei “mersul inapoi” in desfasurator 87
4.2.3 incadrarea in restrictiile de timp 88
4.2.4 Reducerea timpului necesar 88
4.3 ESTIMAREA DURATEI ACTIVITatILOR 94
4.3.1 Descrierea activitatilor 94
4.3.2 Considerarea caracteristicilor resurselor 95
4.3.3 Utilizarea surselor suplimentare de informare 95
4.3.4 Ameliorarea estimarilor privind durata 96
4.4 PREZENTAREA DESFaSURaTORULUI 96
CAPITOLUL 5 ESTIMAREA NECESARULUI DE RESURSE
100
5.1 DE CINE, CaT SI CaND ESTE NEVOIE 101
5.1.1 Descrierea deprinderilor si cunostintelor persoanelor 101
5.1.2 Estimarea angajamentelor necesare 104
5.1.3 Manevrarea angajamentelor multiplele 113
5.2 PLANIFICAREA CELORLALTE RESURSE 118
5.3 EVALUAREA COSTURILOR 119
5.3.1 Diferite tipuri de costuri ale proiectelor 120
5.3.2 Dezvoltarea propriului proiect de buget 121
PARTEA A II - a ORGANIZAREA ECHIPEI PROIECTULUI
127
CAPITOLUL 6 CINE SI CUM iN MANAGEMENTUL PROIEC-TULUI
128
6.1 DEFINIREA MEDIULUI ORGANIZAtIONAL 129
6.1.1 Structura centralizata 129
6.1.2 Structura functionala 131
6.1.3 Structura matriciala 132
6.2 PERSOANELE CHEIE iN MEDIUL MATRICIAL 134
6.2.1 Managerul proiectului 135
6.2.2 Membrii echipei 136
6.2.3 Managerul functional 136
6.2.4 Managerul superior 136
6.3 SUCCESUL iN MEDIUL MATRICIAL 137
CAPITOLUL 7 ATRAGEREA PERSOANELOR POTRIVITE
140
7.1 iNtELEGEtI AUDIENtA PROIECTULUI 141
7.1.1 Folositi clasele pentru a realiza lista audientei 141
7.1.2 Utilitatea listei audientei 145
7.1.3 Dezvoltarea listei sablon a audientei 146
7.2 IDENTIFICAREA ORDONATORILOR, SUPORTERILOR SI OBSERVATORILOR iN LISTA AUDIENtEI
148
7.2.1 Decideti cand ii implicati. 149
7.2.2 Metode pentru a mentine audienta implicata 152
7.3 AUTORITATE SI RESPONSABILITATE 153
CAPITOLUL 8 DEFINIREA ROLURILOR SI RESPONSABILITa-tILOR MEMBRILOR ECHIPEI
156
8.1 CONCEPTE CHEIE 157
8.2 REPARTIZAREA SARCINILOR PROIECTULUI 158
8.2.1 Ce putem si ce nu putem delega 158
8.2.2 Delegati autoritatea cu incredere 160
8.2.3 Repartizarea responsabilitatilor 161
8.2.4 Supravegheati oamenii cand nu va raporteaza. 162
8.3 PREZENTAREA RESPONSABILITatILOR 165
8.4 EXCESUL DE MANAGEMENT 168
8.4.1 Identificati cauzele care duc la excesul de management 168
8.4.2 Castigati increderea micromanagerilor 169
8.4.3 Lucrul cu micromanagerul 169
CAPITOLUL 9 MONITORIZAREA PROGRESELOR SI MENtI-NEREA CONTROLULUI
171
9.1 MONITORIZAREA PROIECTULUI 172
9.2 PREVENIREA DEPaSIRII BUGETULUI DE CHELTUIELI 174
9.3 STABILItI SISTEME INFORMAtIONALE PENTRU MANAGE-MENTUL PROIECTULUI
175
9.3.1 Monitorizarea schemei de realizare 176
9.3.2 Monitorizarea volumului de munca 181
9.3.3 Monitorizarea cheltuielilor 184
9.4 PUNEtI TOTUL iMPREUNa 188
9.4.1 Posibile cauze de intarziere si variatie 190
9.4.2 Identificarea actiunilor colective posibile 190
9.5 MANAGEMENTUL SCHIMBaRILOR 191
CAPITOLUL 10 REZOLVAREA RISCURILOR SI INCERTITU-DINILOR
195
10.1 RISCURI SI MANAGEMENTUL RISCURILOR 196
10.2 IDENTIFICAREA RISCURILOR 197
10.2.1 Recunoasterea factorilor de risc 197
10.2.2 Identificarea factorilor de risc 198
10.3 CONSECINtELE RISCURILOR 200
10.3.1 Calculul probabilitatii interventiei unui risc 200
10.3.2 Evaluarea amplitudinii consecintelor 202
10.4 CONTROLUL RISCURILOR 203
10.4.1 Alegerea riscurilor pe care doriti sa le controlati 203
10.4.2 Dezvoltarea unei strategii de control al riscurilor 204
10.4.3 Comunicarea cu privire la riscuri 204
10.5 PLANUL DE CONTROL AL RISCURILOR 205
CAPITOLUL 11 MANAGEMENTUL PROIECTELOR PE SCURT
208
11.1 iNTREBaRI PENTRU FAZA DE PLANIFICARE 209
11.2 CaI DE A COORDONA SI CONTROLA PERSONALUL 211
11.3 PASI PENTRU A (RE)ADUCE PROIECTUL PE DRUMUL SaU 213
11.4 CUM Sa DEVENIM UN MAI BUN MANAGER DE PROIECT 216
CAPITOLUL 12 ALEGEREA PROIECTELOR DE INVESTItII
219
12.1. NATURA SI TIPOLOGIA INVESTItIILOR 220
12.1.1. Acceptiunea contabila si financiara 220
12.1.2. Integrarea notiunii de risc 220
12.1.3. Tipologia investitiilor 220
12.2. ALEGEREA INVESTItIILOR iN UNIVERS SIGUR (CERT) 221
12.2.1. Caracteristicile unui proiect de investitii 211
12.2.2. Considerarea parametrului "timp" 223
12.2.3. Criteriile de alegere a investitiilor 225
12.3. COMPARAREA PROIECTELOR CU DURATa DE VIAta DIFERITa
230
12.4. ALEGEREA INVESTItIILOR iN UNIVERS NESIGUR 230
12.4.1. Adoptarea deciziilor in univers nesigur 231
12.4.2. Principiile evaluarii financiare in viitor nedeterminat 231
12.4.3. Exemplu de analiza a sensibilitatii: calculul pretului de echilibru
232
12.4.4. Principiile evaluarii financiare in viitor probabilistic 233
12.4.5. Minimizarea riscului maxim (MINIMAX) 236
12.5. EVALUAREA FINANCIARa iN FAtA DORINtELOR ANTA-GONISTE
237
