Este recunoscut faptul ca una dintre principalele competente ale unui responsabil de achizitii se refera la capacitatea sa de a negocia. Negocierea permite crearea, mentinerea sau dezvoltarea unei relatii interumane sau sociale, in general, ca si a unei relatii de afaceri, de munca sau diplomatice, in particular.
Negocierile ar putea presupune abordarea unui singur subiect sau a unui mare numar de subiecte. Ele pot fi purtate intre doua persoane sau intre echipe de negociatori reprezentind diferite interese. Ele pot fi purtate prin telefon si terminate in citeva minute sau pot dura chiar si mai multe luni. Merita de mentionat si faptul ca negocierile nu sunt caracteristice exclusiv relatiei cumparator-vinzator. Numeroase negocieri privind achizitiile au loc pe o baza intraorganizationala si presupun gasirea unui compromis intre pozitiile responsabililor de aprovizionare si pozitiile colegilor lor din alte departamente.
Majoritatea organizatiilor incearca sa elaboreze si sa implementeze strategii de negociere pentru atingerea obiectivelor propuse pe termen lung si in scopul dezvoltarii activitatii de achizitie in cadrul acestora.
Strategiile de negociere adoptate depind de conjuctura existenta pe piata, de personalitatea, caracterul si moralitatea negociatorilor, precum si de relatiile existente intre partile aflate la masa tratativelor. Succesul unei negocieri depinde mult de maniera in care aceasta a fost pregatita. Elaborarea strategiei de negociere depinde de diagnosticul situatiei ce precede negocierea, de optiunile posibile, de riscurile si constringerile pe care le implica domeniu achizitiilor. in functie de aceste elemente se prefigureaza compromisurile care pot fi facute fara a se afecta propriile interese si se incearca sa se presupuna pina unde va merge partenerul.
Strategia de negociere determina comportamentul adoptat de echipa de negociere - fixarea ambiantei in care se va desfasura negocierea, modalitatea de dialog, forma si continutul mesajelor in momentele importante, folosirea unor tehnici si evitarea altora, etc. Prin cunoasterea si evaluarea strategiei de negociere a partii adverse, care rezulta din analiza acesteia, se poate prevedea in linii generale comportamentul pe care aceasta il va urma si se pregateste propriul comportament de raspuns. in acest fel se reduce riscul de neintelegere sau de incheiere a unui acord dezavantajos.
