REFERAT CONTABILITATE: DOCUMENTATIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

label Referate autorenew 2025-09-29, 16:56 history_edu florinmuntean
Documentatia-procedeu al metodei contabilitatii 1. Notiuni privind documentele si clasificarea acestoraContabilitatea are sarcina de a urmari, controla si inregistra situatia economica-finandara si activitatea intreprindelor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice in dimensiunile in care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesal cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimonial intreprinderii. Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise. Nici o operatie economica un se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia respectiva.Documental serveste la formalizarea in scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu carcter economic care produc modificari ale patimoniului. Documentul care consemneaza producerea unor fapte se naste in afara contabilitatii; contabilitatea serveste de acest procedeu pentru a realiza obiectul sau de activitate in perimetral de intreprinderii. Documentatia, ca procedeu al metodei contabiliza, este actiunea de culegere si consemnare in documente a datelor privitoare la operatiile ecnomice dintr-o intreprindere, in momentul si la local efecto lor.Documentele sunt acte scrise in care se consemneaza cifric si letric, in etalon natural, banesc sau de munca, de regula in momentul si la locul infaptuirii lor, operatiile economice-financiare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii acestor operatii si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate. in functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.Astfel documentele indeplinesc urmatarile functii:-Functia de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica a operatiilor economice efectuate in cadrul intreprinderii;-Functia de acte justificative care stau la baza inregisrarii in contabilitate curenta a operatiilor economice consemnate in ele;-Exercitarea controlului economic si financiar pentru apararea integritatii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmari activitatea economica si financiara a intreprinderii in cele mai mici detale. Ele servesc la verificarea activitatilor desfasurate, prin aceasta contribuie la intprirea autonomiei economico-financiare a intreprinderilor, la conrolul respectarii disciplinei financiare si contractuale.-Functia de calculatie ce permite calculul consumurilor de productie, costurilor, cheltuielilor si veniturilor al rezultatelor financi. Caracterul lor de acte justificative confera documentelor o functie juridica, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale intreprinderilor in cazul unor litigio, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de proba in justitie, pentru stabilirea adevarului si servesc ca baza in cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizarii celor trei forme ale evidentei economice: evidenta operativa, statistica si contabilitatea. Pentru inregistrarea unor operatii, cele trei forme ale evidentei economice folosesc, in unele cazuri aceleasi documente. indeplinirea acestor functii este conditionata de calitatea documentelor, de operativitatea intocmirii lor si circulatiei pana la locul inregistrarii si valorificarii lor.Ca o consecinta a varietatii documentelor si diversitatii operatiilor economice, consemnate in ele, apare necesitatea clasificarii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie sa se tina reama in mod obiectiv. Cunoasterea acestei clasificari ne permite sa folosim documentul adecvat fiecarei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterio, si anuDupa natura operatiilor la care se refera, documentele se impart in:a)Documente privind activitatea financiara-contabila. in aceasta grupa se cuprind documentele privind activele pe termen luna, activele curente, salariile, pasivele, resltatele financiare etc. b)Documente privind alte activitati, care un constitueie acte justificative pentru inregistrarile contebile: documente privind activitatea de cercetare, proectare, investitii, programarea si urmarirea productiei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate si metrologia, personal, informatica, etc.2. Dupa caracterul si fun. Pe care o indeplinesc documentele se impart in:a.Documente de dispozitie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operatie economica, precum si indicatiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda. Aceste documente un fac dovada executarii efective a operatiei respective, si de aceea, nu pot servi ca baza pentru inregistrarea lor in contabilitate.b.Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. De aceea pot fi denumite si documente de executie. Ele servesc ca baza pentru inregistrarea operatiilor economico-financiare respective in contabilitate, spre exemplu: factura, chitanta, bonul de consum, etc.c.Documente mixte sau combinate reunesc tasaturile documentelor de dospozitie si celor justificative. Ele cuprind date privind dispozitia de executare a operatiei; dar si dovada infaptuirii ei. Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operatiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispozitie de plata, ststul de calcul-plata al salariuli.3. Dupa locul intocmirii si circulatiei, documentele pot fi:d.Documente interne, se intocmesc in cadrul intreprinderii si consemneaza operatii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circula, fie numai in interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de salarii ), fie catre exterior ( facturile, dispozitiile de plata ).e.Documente externe, se intocmesc de alte persoane fizice si juridice cu care se afla in raporturi contractuale, dar circula in cadrul intreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont. 4. in raport de modul de intocmire, continut si rolul lor in cadrul procesului informational economic, distingem:a.Documente primare, ce consemneaza operatiile economico financiare in momentul si la locul producerii lor. Ele fac dovada executarii acestor operatii, indeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitanta, bonul de consum.b.Documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea in scopul gruparii si acumularii operatiilor de acelasi fel, dintr-o anumita perioada. 5. Dupa forma de prezentare, se deosebesc: c.Documente tipizate, se intocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala.d.Documente netipizate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor institutii. Ele se intocmesc fie pe formulare specifice fiecarei ramuri economice, fie pe hirtie simpla, fara a avea un formar stabilit. 6. Dupa regimul de tiparire si utilizarea fomularelor folosite la intocmirea documentelor, se disting:a)Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire, numerotare, gestionare, evidenta, folosire si pastrare, de exemplu: bonul de piata, delegatia, factura de expeditie. Pentru aceste documente exista dispozitii legale cu precizari, privind modul de completare, circulatie si pastrare.b)Documente fara regim special sau numite si obisnuite sunt acele care au regim de circulatie si inregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca avand un regim intern de circulatie si utilizare.7.Dupa suportul care depoyiteaza informatia, se disting: a)documente pe suport de hartie.b)Pe suporturi magnetice ( benzi, dischete )8.Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart:a)Documente singulare contin date privitoare la o singura operatie economica.b) Documente cu multiple operatii, contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel. De aceea, pe langa datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea contin in plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative si valorice, num. de ordine. 9. Dupa tehnica intocmirii se deosebesc: a)Documente care se intocmesc manual.b) Documente care se intocmesc cu mijloace tehnice, computere. 2. Continutul si modul de intocmire al documentelor Continutul documentelor difera de caracterul operatiilor consemnate. Continutul se concretizeaza in anumite elemente obligatorii, care trebuie sa asigure reflectarea clara si completa a operatiilor economice pentru care se intocmesc. Aceste elemente se concretizeaza in anumite exprimari care permit intelegerea operatiilor economice pe care le reflecta de cate cei care le intocmesc, respectiv de catre cei care le utilizeaza. Dintre aceste elemente, unele au un carcter comun, dic se refera la toate categoriile de documente, iar altele au un carcter specific, regasindu-se intr-o anumita forma numai intr-un documente sau numai in legatura cu o anumita operatie economica. Caracterele comune se refera la: denumirea documentului ( atribuirea unui nume ); denumirea intreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a intocmit documentul; codul fiscal; indentificarea in timp a operatiei ( num. si data ); identificarea participantilor la operatia economica consemnata in document; continutul operatiei economice reflectata in document si justificarea efectuarii ei; datele cantitative sau valorice aferente operatiei economice efectuate; semnaturile persoanelor participante la efectuare operatiei economice consemnate in document, a celor carea u intocmit si a persoanelor care raspund pentru executarea, continutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea si realitatea operatiei economice respective; alte caractere menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative. Caracterele specifice difera de la o categorie de documente la alta si asigura detalierea operatiei consemnate, ele avand un rol completativ si se refera la precizarea unor informatii care se regasesc numai in acel document. Indeplinirea functiilor mentionate de catre documente este conditionata de calitatea si operativitatea intocmirii lor, de viteza cu care circula de la locul intocmirii si pana la locul inregistrarii si valorificarii lor.Documentele se intocmesc la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia economica sau care participa la infaptuirea ei. 3.Marimea, continutul si formatul documentelor variaza in functie de natura operatiilor economice, de modul de intocmire si mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le contin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic si prezinta urmatoarele neajunsuri: necesita un volum mare de munca, un asigura garantia exacitatii datelor si nici o productivitate ridicata si o calitate superioara. intocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimina in mare masura aceste neajunsuri, in schimb impuneanumite limite cu privire la marimea, continutul si formatul documentelor, in functie de particularitatile tehnice ale echipamentelor utilizate. intocmirea documentelor se poate efectua cu masini de scris, cu masini de facturat sau de contabilizat si cu calculatoare. Cu masina de scris si cu celelalte tipuri de masini documentele se intocmesc citet, mai rapad, ordonat si mai exact. in cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o data cu scrierea documentelor, se efectueaza automt si calculile necesare, iar resltatele sunt preluate concomitent pe anumiti suporti, care permit prelucrari ulterioare a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operatii se foloseste cate un model de document, care are o forma si o aranjare a datelor corespunzatoare specificului operatiei economice respective. La completarea documentelor ce se intocmesc in mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie sa poarte acelasi numar de ordine. in documentele de casa si banca datele cifrice trebuie repetate si in litere. Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. in documente un se admit stersaturi, razuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie sa se faca in asa fel incit sa se poata recunoaste cu usurinta ca ea a intervenit cu ocazia intocmirii documentului, un mai tirziu, iar cei care au intomit documentul au cunostinta de corectarea respectiva. Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau a sumei gresite cu o linie, in asa fel, incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie de asupra textil sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul. in documentele de casa si de banca un se admit corectari.Daca s-au facut greseli in aceste documente, ele se anuleaza prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie cuvintul "ANULAT", pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se detasa si se intocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarii lor ulterioare, de catre serviciul de contabilitate, se aduc la cunostinta celor care le-au intocmit, precum si a partilor interesate cu privire la operatia consemnata in documentul respectiv. Prezinta o importanta deosebita intocmirea clara si completa a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la consinutul si forma lor. Ele conditioneaza calitatea si exeactitatea informatiilor contabile. Totodata este necesar ca documentele sa fie intocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informatiilor contabile, pentru conducerea activitatilor economice. De aceea, intre producerea operatiilor economice si intocmirea documentelor justificative trebuie sa existe o deplina concordanta. Toate operatiile economice efectuate trebuie reflectate in documente. Documentele constituie baza inregistrarile in contabilitate si influenteaza nemijlocit exactitatea si operativitatea informatiilor contabile.3. Verificarea si prelucrarea documentelor Drumul pe care il parcurg documentele din momentul emiterii sau intrarii in intreprindere si pana la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate precum si pentru tinerea la zi a contabilitatii, se pot intocmi grafice de circulatie a documentelor. Circulatia documentelor trebuie sa se FAC intr-o anumita ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor este determinata de faptul ca date din acelasi document sunt necesare mai multor compartimente si persoane din inreprindere si un se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator. Inainte de a se inregistra in contabilitate, documentele economice trebuie sa fie supuse unei verificari minutioase, care are ca scop sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte, asigurinduse exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaza verificarea documentelor care se face sub trei aspecte si anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetica si verificarea de fond.Verificarea sub aspectul formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze, daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate. Verificarea aritmetica ( cifrica ) consta in controlul preluarii corecte in documente a datelor cifrice si daca s-au efectuat corect calculile aritmetice presupuse la intocmirea documentului.Verificarea de fond consta in controlul realitatii, necesitatii, oportunitatii, legelitatii si economicitatii operatilor economice consemnate in documentul respectiv. Verificarea realitatii operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data, locul si conditiile prevazute in document, spre exemplu: se verifica suma platita pentru procurarea unor marfuri cu cantitatea de marfuri receptionata. Necesitatea operatiei economice consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii intreprinderii si se justifica economic, spre exemplu: se compara cantitatea de materiale prevazuta in contractle de aprovizionare cu cea din normele de consum. Pentru verificarea oportunitatii se urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executatea unei operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere, spre exemplu: angajam o reparatie capitala la un utilaj agricol vavra, in plina campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrari agricole. Legalitatea operatiei se apreciaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice. Aceasta nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare. Economicitatea consta in verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili daca costul operatiei avantajeaza sau nu intreprinderea. Verificarea documentelor, in general se efectueaza de alte persoane decit cele care le-au intocmit. Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care conduc contebilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane imputernicite de intreprindre. Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare. Aceasta consta in gruparea documentelor pe operatii, exprimarea valorica a marimii operatiei economico-financiare inregistrata in document, cumularea unor documente primare si obtinerea celor centralizaztoare. Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa documentelor special deschisa in acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate anterior, justificindu-se utilizarea integrala si corecta. Acest fapt se poate asigura prin vizile ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente. In compartimentul financiar-contabil, documentele se conteaza, adica se inscrie pe document formula contabila. in baza documentelor contate se completeaza registrele contabile. Faza finala a circulatiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora. Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, strict determinata, in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru usor gasite in vederea obtinerii informatiilor nacesare.Clasarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii, si anume: criteriul cronologic consta in gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor; criteriul alfabetic impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinand seama de denumirea unitatii la care se refera documentele; criteriul geografic asigura gruparea documentelor dupa adresa sediului intreprinderii corespondente; criteriul dupa obiect sau pe grupe de operatii economice consta in aranjarea documentelor pe categorii de probleme ( mijloace fixe, mijloace banesti ). Cel mai frecvent se foloseste o combinatie intre criteriul cronologic si criteriul pe grupe de operatii economice. Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate. Pastrarea documentelor presupune doua aspecte: pastrarea curenta, pastrarea de durata. Pastrarea curenta a documentelor justificative consta in retinerea documentelor la sfarsitul perioadei de gestiune de catre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmand sa argumenteze operatiunea economica sau financiara dispusa sau executata. Pastrarea curenta a documentelor se afla in relatie cu arhivarea curenta, iar pastrarea de durata arhivarea generala in cadrul unitatii sau la arhivele statului. La finele perioadei de gestiune documentele pastrate in cadrul compartimentilor se predau la arhiva unitatii. in cadrul arhivei documentele se pastreaza grupate pe domenii si in cadrul acestora, cronologic. Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc prin acte normative si difera in functie da natura si importanta documentului. Dupa predarea documentelor la arhiva, acestea mai pot fi consulatate numai in conditiile prevazute in regulile de organizare si functionare a arhivelor: dupa aprobarea prealabila a conductorului intreprinderii; dupa efectuarea unor copii, extrase; pe baza de procese verbale in cazul eliberarii documentelor originale. Dupa expirarea termenului de pastrare documentele se scot din arhiva generala a unitatii si se predau la arhiva statului, daca prezinta interes sau daca nu mai prezinta importanta atunci sunt valorificate ca produse reziduale. In conditiile, dezvoltarii sistemelor de prelucrare electronica a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purtatorilor de informatii, respectiv a informatiilor regasite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete. in unele cazuri se procedeaza la arhivarea prin microfilm in conditiile asigurarii integritatii acestor suporturi.