Referat SCRISOARE DE AFACERI

Scrisoare de afaceri1.1. Forma scrisorii de afaceri este fix. Ea trebuie s cuprind: * antet - n care sunt mentionate urmtoatele date: numele complet si adresa firmei eminente (Emittorul, E), numrul de referire la nregistrarea n Registrul Comertului (numrul de nregistrare si dat), cod fiscal, numr de cont n banc. Tot n antet este prezent emblema firmei emitente (E) n culoarea ei specific. * adresa firmei ctre care se adreseaz (Receptorul, R) va fi scris n bloc, nu n continuare, avnd mentionate elementele unul sub altul; * data redactrii scrisorii se va mentine n perioada dreapt, sus pe pagin; * textul scrisorii se redacteaz ncepnd din partea stng a paginii, de la acelasi nivel. Nu este recomandat a se folosi aliniatul; * titlul nu se subliniaz;1.2. Scrisoarea circular este un tip de scrisoare de vnzare prin corespondent, un text multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fr a se sti cine va cumpra n final produsul trebuie adresat nominal, deci este nevoie ca E s cunoasc numele complet si corect al lui R nainte de a se adresa acestuia. Aceast scrisoare este redactat ntr-un procesor de text. Un element metataxabil absolut indispensabil este semntura emittorului, care personalizeaz textul, i apropie pe E si R si, de ce nu, l-ar putea convinge pe R s rspund afirmativ.1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de: a) a transmite un mesaj b) a-l determina pe R s actioneze c) a atrage simpatia lui R fat de EDe mentionat c nu ntotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca majoritatea scrisorilor de afaceri s esueze din bun nceput, nefiind n stare s transmit mesajul propus. De aceea, e bine de stiut c principalele nsusiri ale unei scrisori de afaceri sunt urmtoarele: a) claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan) b) simplitate (frazele d fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu si va atinge tinta) c) conciziune (planul scrisorii s fie conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe rnd) d) ton amical (de abordat acolo unde este cazul)Nu trebuie s lipseasc concluzia final a textului, pentru ca R s nteleag clar ce solicit E de la el.1.4. Foarte important este redactarea. De felul n care este conceput o scrisoare de afaceri depinde realizarea scopului propus de E si satisfacerea ambelor prti (E si R).Se vor folosi cu precdere unitti lexicale si frazeologice apartinnd limbajului economic si juridic, termeni specifici, destinati comunicrii ntr-un anumit sector al vietii socio-profesionale. Ideile vor fi prezentate logic, pe aliniate (spatiul lsat ntre paragrafe va fi dublu).De retinut c enunturile lungi, arborescente genereaz un mesaj ambiguu, ceea ce face ca textul s-si piard din claritate. Expunerile pretioase vor fi evitate dar E se va feri, n acelasi timp, de exprimri colocviale, vulgare.Idealul, ntr-o asemenea scrisoare, este ca s fie exprimate ct mai multe idei n ct mai putine cuvinte.Corespondenta comercial se deosebeste astfel net de corespondenta particular (specie a literaturii subiective, alturi de jurnalul intim, memorii si autobiografie) care degajeaz subiectivism, afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare stiintific a ideilor prezentate. Corespondenta comercial, dimpotriv, cu ct este mai riguros stiintific si si va demonstra ideile, cu att mai eficient va fi.Pe parcursul unui asemenea text, toate ideile converg ctre o singur problem. Cu alte cuvinte, E i cere lui R un singur fapt, i ofer spre analiz un singur produs/serviciu, i ncredinteaz un singur mesaj, l atentioneaz asupra unui singur neajuns etc. (n functie de tipul de scrisoare). Lrgind sfera referentului, atentia va fi disperat si inegaldistribuit, iar mesajul se va dovedi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu strictete regulile de ortografie si de punctuatie ale limbii romne literare contemporane. * Abrevierile care se termin la fel ca si cuvntul se scriu fr punct (dl, dr, dna) * Abrevierile care se termin altfel dect cuvntul se scriu cu punct (sept., a.m., p.m.) * Folosim virgula dup: - enumerri - apozitie (Dl Popescu, noul nostru... v va anunta...) - atributiva intercalat (Dl Popescu, pe care l-ati ntlnit, va veni...) - vocativ - numele sau titlul (veti fi de acord, domnilor, s...) Folosim punct si virgul - n enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare:Colaboratorii firmei sunt putini:Filip, care se ocup de vnzri Rduic,care se ocup de contracte, Mihil care se ocup de protocol si ........... - Folosim dou puncte naintea unei enumerri - Nu folosim semnul exclamrii n scrisorile de afaceri - Folosim parantezele pentru a include ntre ele informatii suplimentare dar nu le ncadrm prin virgule.1.5. Notiuni de baz privind corespondentaComunicarea permanent este absolut necesar si obligatorie n activitatea social si economic. Ea se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce n ce mai eficient cu conditia ce E s fie un bun cunosctor de Relatii Publice), fie n scris (prin corespondent).Corespondenta oficial se realizeaz ntre agentii economici, ntelegnd prin agent economic: a) o persoan fizic ce desfsoar o activitate economic pe baza liberei initiative; b) o societate comercial; c) o regie autonom; d) o asociatie, o fundatie; e) organe de stat, parlamentare sau guvernamentale.Corespondenta n scris se realizeaz prin circulare, cataloage, liste de preturi, scrisori comerciale. ntelegem prin corespondent comercial ntregul ansamblu al scrisorilor comerciale schimbate ntre agentii economici sau ntre agentii si persoanele fizice n scopul de a perfecta diferite activitti comerciale, economice sau sociale.Aceste tipuri de texte se caracterizeaz printr-un stil al redactrii specific, stilul corespondentei comerciale.n ciuda comunicrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercial este de mare actualitate pentru c prezint numeroase avantaje: a) evit reactiile pripite pentru c necesit o reflectie prealabil; b) evit cheltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex, transport pentru ntrevederi); c) evit pierderea de timp;Scrisoarea comercial mai ndeplineste si un important rol economic deoarece ea reprezint firma, intreprinderea, n fata lui R (a destinatarului) si ajut la rezolvarea tranzactiilor propuse. Ea intr, de asemenea, n politica de Relatii Publice.Scrisoarea comercial ndeplineste, de asemenea un rol juridic de seam fiind acceptat drept mijloc de prob n justitie. S-a prevzut pstrarea legal a corespondentei comerciale excesiv de voluminoase a firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm.Pe scurt, putem spune c scrisoarea comercial are rol: a) practic; b) economic; c) juridic;1.6. ConcluziiContinutul unei scrisori comerciale se plaseaz pe pagin astfel nct corpul scrisorii s detin 2/3 din pagin, restul spatiului fiind destinat celorlalte elemente de form.Prtile unui asemenea text sunt: a) antet b) numele si adresa destinatarului (R) c) obiectul scrisorii d) continutul - organizat pe trei prti: - introducerea, n care se specific motivul pentru care se corespondeaz, nsotit de formule de politete - corpul, unde se prezint n ordine fcndu-se referire si la celelalte normative n vigoare - ncheierea, care trebuie s contin concluzia scrisorii, prezentat ntr-o form ct mai politicoas e) semntura lui E (imediat sub continutul scrisorii) nsotit de mentionarea functiei f) stampilan stnga paginii, jos, sunt mentionate initialele persoanei care a dactilografiat scrisoarea. www.studentie.ro - 2005