Excel trateaza lista ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul obisnuita, pana cand selectati una dintre optiunile meniului Data. Prin optiunile acestui meniu el va trata lista ca pe un tabel dintr-o baza de date relationala. Pentru ca Excel sa trateze lista ca pe un tabel dintr-o baza relationala si nu ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul, trebuie respectate urmatoarele reguli:

1. Nu se construieste intr-o foaie de calcul decat o singura lista, deoarece unele facilitati pentru administrarea listelor (cum este de exemplu operatia de filtrare) nu pot folosi la un moment dat decat o lista.
2. Daca in foaia de calcul mai exista si alte date, trebuie sa lasati liber cel putin un rand intre lista si aceste date pentru ca Excel sa poata detecta si selecta usor lista atunci cand executati operatii de sortare, filtrare si inserare de formule pentru calcule statistice sau de subtotaluri.
3. Nu inserati randuri randuri si coloane libere in interiorul listei deoarece Excel foloseste acest mecanism pentru a lista de restul foii de calcul.